7 Tips voor de optimale inzet van ICT bij zorginstellingen

• Outsourcing

In mijn dagelijkse praktijk zie ik bij veel zorginstellingen dat er veel energie gestoken wordt in automatisering. Daarbij is men op zoek naar innovatieve ICT die het werk eenvoudiger en sneller maakt, waarbij de nadruk vooral ligt op administratieve processen. Wat hierin opvalt, is dat de informatie voorziening over het algemeen erg technologie-gedreven is en de mensen die ermee moeten gaan werken veelal niet betrokken worden in de afwegingen en keuzes die gemaakt worden. Het gevolg: een lage adoptiegraad, langdurige implementaties en in teveel gevallen zelfs een prachtig idee dat onderin de ladekast verdwijnt. Ook na implementatie wordt te weinig gedaan om de medewerkers goed met de geboden functionaliteit te laten werken.

Beperkt budget dat maar één keer kan worden uitgegeven

In een sector waar budgetten flink onder druk staan en investeringsgelden niet ruimschoots voor handen zijn, zou er in mijn optiek een andere aanpak moeten worden gekozen om ICT rendabel in te zetten. Daarbij moet de nadruk liggen op eenvoudige middelen die het personeel administratief ontlasten, zodat zij meer tijd over hebben voor hun zorgtaak. Bovendien moeten zij beschikken over applicaties die hen direct zicht geven in relevante informatie, waarbij zij deze informatie snel en eenvoudig kunnen updaten. Dergelijke ICT moet de onderlinge samenwerking verbeteren, meer kwaliteit bieden aan cliënt en patiënt en voorzien in de enorme behoefte aan duidelijke managementrapportages bij zorginstellingen.

Tip 1: Van technologisch denken naar functionele behoefte

ICT moet mensen helpen een hoge kwaliteit van dienstverlening te bieden aan patiënten. Daarom is het in mijn optiek niet handig om puur technisch te kijken hoe bestaande processen moeten worden geautomatiseerd. Er zou veel meer bij de mensen die de feitelijke zorg verlenen gevraagd moeten worden wat zij nodig hebben om productiever te kunnen zijn en een hogere kwaliteit te realiseren. Dit zorgt er immers voor dat ze meer tijd en aandacht hebben voor de patiënt en hem/haar beter kunnen helpen. Daarnaast moet op management niveau in kaart worden gebracht welke informatiebehoefte er is om aan de vraag in de informatieketen te kunnen voldoen. Deze functionele behoeften moeten het uitgangspunt zijn voor het inrichten van ICT.

Tip 2: Van kostengericht denken naar het uitrekenen van baten

Zoals gezegd moet ICT bijdragen aan een hogere productiviteit bij de medewerkers in de zorg. Vanuit die optiek zou aan ieder innovatie-initiatief een business case ten grondslag moeten liggen, waarin de voordelen – tijd, geld, medewerker-tevredenheid en kwaliteit – in kaart moeten zijn gebracht en zijn omgerekend in euro’s. Bij deze business cases moeten de medewerkers zelf betrokken worden om een goede inschatting te maken van de werkelijke voordelen in de praktijk en om vooraf draagvlak voor het initiatief te creëren bij de mensen die er straks mee moeten werken. Een model zoals het ‘business model canvas’ heeft verschillende klanten geholpen om vooraf goed in kaart te brengen wat een project uiteindelijk moet opleveren.

Tip 3: Maak duidelijke keuzes in technologie en organisatie van ICT

De zorgsector loopt nog flink achter als het gaat om cloud-inzet en Internet of Things (IoT). Veel ICT is traditioneel geregeld en in veel gevallen bevatten systemen een hoge mate van legacy. Ook wordt ICT vaak ingevuld door mensen die techniek gedreven zijn. Om automatisering beter te laten aansluiten bij de doelstellingen en functionaliteit van de medewerker, is het zeker aan te bevelen om eerst goed te kijken naar de basis van de technologie (de infrastructuur) en de manier waarop ICT wordt georganiseerd (business driven of technology driven). Daarnaast is een belangrijke keuze of ICT geheel zelf wordt ingevuld of grotendeels wordt uitbesteed aan een partner die kan helpen de focus op functionaliteit en core business te leggen. Technologie, organisatie en focus bepalen of en hoe snel er geïnnoveerd kan worden en in hoeverre deze innovatie daadwerkelijk bijdraagt aan een positieve business case.

Tip 4: Focus op ketensamenwerking

Door de decentralisatie van de AWBZ naar de WMO en Jeugdwet, hebben zorgaanbieders te maken met veel meer gemeenten en samenwerkingsverbanden. Allerlei afspraken en structuren hebben geleid tot een enorme lastendruk. Alle betrokken partijen hebben echter ook baat bij een goede uitwisseling van informatie. Door ICT beter in te richten op basis van standaarden kan veel lastendruk worden weggenomen en heeft de medewerker meer tijd voor de patiënt en minder ergernis van het (meerdere keren) invullen van verschillende lijstjes. Daarnaast wordt tijd bespaard én de kwaliteit van zorg verhoogd als de medewerker direct beschikt over actuele en volledige patiënten informatie.

Tip 5: Breng alle projecten in kaart

Het is jammer van tijd, geld en energie om ICT aan allerlei deelprojecten op te hangen. Door goed inzichtelijk te maken welke projecten er spelen of gaan spelen, kan een integrale oplossing worden gemaakt die uitdagingen op het gebied van informatie- en communicatietechnologie invult. Projecten op het gebied van administratie, rapportage, samenwerking, communicatie, smart devices, applicaties, kennis- en informatiedeling en productiviteit kunnen op deze manier tegen lagere kosten en inspanningen in een integrale oplossing worden ontwikkeld.

Tip 6: Borg Governance vanuit een praktisch raamwerk

In de Zorg-sector is het belangrijk om de informatietechnologie onder controle te krijgen, zodat het de diensten en informatie levert die nodig is. Het beheersen van risico’s en beveiliging van de IT-infrastructuur is hierbij cruciaal. Deze zaken houden heel wat business- en IT managers bezig en zijn vaak zelfs een rem op innovatie. Mijn advies is om hierbij een COBIT® 5.0  specialist te betrekken en een goed advies en plan te maken. COBIT® (Control Objectives for Information and Related Technologies) is een belangrijk, internationaal erkend raamwerk. Het omschrijft goede praktijken in het beheer, de controle en beveiliging van informatietechnologie, georganiseerd rond een logisch procesraamwerk.

Tip 7: Zorg dat de medewerker ICT maximaal waardeert

Zoals eerder aangegeven, door de gebruiker te betrekken bij ICT-projecten zal er uiteindelijk meer gewenste functionaliteit ontstaan en zal er meer draagvlak zijn om goed met de geboden ICT-middelen te werken. Wij zelf leggen vaak de basis middels een interactieve workshop met verschillende stakeholders. Daarnaast is het belangrijk om medewerkers blijvend te trainen en coachen op het gebied van functionaliteit en techniek. Dit zorgt voor wederzijdse kennisdeling, waarbij de gebruiker op de juiste manier kennis deelt en samenwerkt, terwijl ICT leert van de gebruiker op het gebied van gebruikersgemak en functionaliteit

Conclusie

ICT en communicatietechnologie in de Zorgsector moeten meer functionele voordelen bieden voor de gebruiker. Het moet een geoliede samenwerking bevorderen en de productiviteit van de medewerker verhogen. Daarom is het raadzaam om de ICT-behoefte van management en medewerkers goed in kaart te brengen en hier een ‘business case’ voor op te stellen.

Om ICT gebalanceerd te innoveren is het raadzaam goed na te denken over de assen van Organisatie/Business, Techniek, Projecten en Governance  en over de uiteindelijke baten die ICT moet opleveren. Daarbij is het aan te bevelen om vooraf alle gebruikers- en managementbehoeften vast te leggen en vanuit een integrale oplossing te kijken hoe deze behoeften rendabel kunnen worden vertaald naar een gebruiksvriendelijke oplossing voor ICT en communicatie. Neem de medewerkers hierin mee en blijf ze trainen en begeleiden in het dagelijks gebruik, zodat uw instelling optimaal gebruik kan maken van productiviteits- en kwaliteitsvoordelen.