Een nieuwe zorgwerkplek voor Cordaan tijdens corona

Home / Actueel / Een nieuwe zorgwerkplek voor Cordaan tijdens corona

13 januari 2021

Eind 2018 koos zorgorganisatie Cordaan voor Pink Elephant als IT-partner. Pink Elephant werd verantwoordelijk voor de volledige IT-infrastructuur. Ook een nieuwe werkplek was onderdeel van de opdracht. Een prachtig project voor Pink Elephant, dat met deze overeenkomst een grote opdracht binnenhaalde. Op dat moment wist nog niemand dat een wereldwijde pandemie het project nóg uitdagender zou maken.

Paul van Noortwijk was de man die het project mocht leiden voor Pink Elephant. “Eind 2019 was het ontwerp van de nieuwe werkplek definitief”, vertelt hij. De werkplek is gebaseerd op de Pink365 standaard en heet in dit geval ‘WijCordaan’. Via WijCordaan krijgen de 6500+ medewerkers van Cordaan toegang tot persoonlijke en gedeelde documenten, organisatienieuws en alle programma’s en applicaties. Ze kunnen samenwerken in groepen, hebben toegang tot noodzakelijke protocollen en bijvoorbeeld praktische HR-informatie over verlof en verzuim. Medewerkers hoeven zich dus nooit meer af te vragen waar bepaalde informatie te vinden is. Alles staat in WijCordaan. WijCordaan werkt overal. De nieuwe werkplek is veilig via elk device en op elke locatie te benaderen.

Van Noortwijk legt uit dat het oorspronkelijk de bedoeling was om de uitrol van WijCordaan in april 2020 te starten. Maar toen nam de uitbraak van het coronavirus ernstige vormen aan. Al voor de eerste gevallen in Nederland waren geconstateerd, waren de risico’s en mogelijke impact van corona besproken met Cordaan. Toen de omvang van covid-19 duidelijk werd is er intensief contact onderhouden met de ‘Stuurgroep ICT’ van Cordaan.

Deze stuurgroep bestaat uit managers en bestuurders uit alle onderdelen van de Cordaan organisatie. Er zit technische expertise, maar juist ook personen die verantwoordelijk zijn voor zorg. Dat is belangrijk volgens Van Noortwijk: “Dit toont aan dat Cordaan begrijpt dat ICT er is om de kernactiviteit van een organisatie te ondersteunen. En de kernactiviteit van Cordaan is het leveren van goede zorg.”

“In de overleggen met de Stuurgroep ICT over hoe we om moesten gaan met de situatie, zijn alle voordelen en nadelen tegen elkaar afgewogen. Door de samenstelling van de Stuurgroep ICT is er ook écht geluisterd naar wat de zorgafdelingen wilde. Uiteindelijk is besloten om de uitrol wél door te laten gaan. De nieuwe werkplek maakt communicatie namelijk makkelijker en efficiënter. Juist in tijden van corona is dit van essentieel belang. Zeker voor een grote zorgorganisatie als Cordaan.”

Wel is de originele planning aangepast. Door het coronavirus stonden veel afdelingen van Cordaan onder druk. Zeker tijdens de eerste golf in april en mei. Omdat het tijd kost om te wennen aan een nieuwe werkplek, is ervoor gekozen om de uitrol te starten toen de eerste golf afnam. Ook is besloten om de uitrol uit te spreiden over vier maanden in plaats van de geplande vijf weken. Op deze manier was de Stuurgroep ICT in staat om constant te kijken naar de situatie per afdeling, en de planning hierop aan te passen. “Op dat moment hielden we ook al rekening met een tweede golf” vertelt Van Noortwijk. “Door de uitrol binnen vier maanden af te ronden was de verwachting dat alle medewerkers voor de eventuele tweede coronagolf toegang zouden hebben tot WijCordaan. Dat is ook gelukt.”

Het was tijdens de uitrol belangrijk om volledig corona-proof te werk te gaan. Gelukkig was de nieuwe apparatuur waarop WijCordaan draait al in gebruik voor de coronacrisis. Daardoor was het mogelijk om de migratie technisch op afstand te regelen, om zo onnodig persoonlijk contact te voorkomen.

Ook gebruikersondersteuning moest op afstand. Dit was een grotere uitdaging omdat Pink Elephant normaal gesproken juist veel persoonlijke ondersteuning op locatie faciliteert. Bijvoorbeeld middels zogenaamde ‘floorwalkers’. Zij helpen mensen op locatie met vragen over de nieuwe werkplek. “Floorwalkers zijn niet zozeer bedoeld om technische fouten op te lossen, daar is de service desk voor”, legt Van Noortwijk uit. “Floorwalkers daarentegen zijn gericht op gastvrijheid. In het begin kan een nieuwe werkplek best even wennen zijn. Floorwalkers zorgen ervoor dat de gebruikers toch gewoon hun werk kunnen doen. Ze leggen bijvoorbeeld uit hoe gebruikers hun e-mail in een nieuw scherm kunnen openen, of ze helpen mee om een printer te koppelen.”

Ook voor Cordaan zijn floorwalkers ingezet, maar in dit geval hebben ze telefonisch support geleverd. Om ook ondersteuning op de verschillende zorglocaties te faciliteren, heeft een deel van de organisatie een uitgebreide virtuele WijCordaan training gevolgd. Na de training hebben de deelnemers als aanspreekpunt voor hun eigen team gefungeerd. Op deze manier spreidt kennis zich als een olievlek uit over de organisatie. “Gebruikersondersteuning op afstand is niet ideaal”, volgens Van Noortwijk. “Toch heeft het bij Cordaan goed uitgepakt. Dit is voor een groot deel te danken aan de enorm goede communicatie van Cordaan richting hun medewerkers.”

Uiteindelijk is alles goed gekomen. “Dit is één van de meest turbulente projecten die ik ooit geleid heb” aldus Van Noortwijk. “Het is mooi om te zien dat projecten zoals deze succesvol voortgezet kunnen worden tijdens een ernstige pandemie. Door de intensieve betrokkenheid van beide partijen hebben alle medewerkers van Cordaan nu toegang tot een geweldige werkplek!”