Stichting Unitus is een koepelorganisatie voor verschillende welzijnsinstellingen en kinderopvangorganisaties in Limburg. Medewerkers van onder andere Synthese, Punt Welzijn, Vorkmeer en Hoera kindercentra bieden dagelijks ondersteuning aan kinderen en kwetsbare doelgroepen verspreid over tientallen locaties. In zo’n dynamische omgeving is betrouwbare IT geen luxe – het is een randvoorwaarde.

Unitus stond voor de uitdaging om verschillende organisaties en werkculturen te verenigen in één moderne digitale werkomgeving. Niet alleen technisch, maar vooral ook organisatorisch vroeg dat om een slimme aanpak.

Van losse structuren naar één krachtige werkomgeving

Om die versnippering te doorbreken, werd gekozen voor een overstap naar een uniforme Microsoft 365-omgeving. Pink Elephant begeleidde de migratie én het adoptieproces. Dat betekende meer dan systemen overzetten: er werd gewerkt met ambassadeurs binnen de teams, thematische sessies ingericht (bijvoorbeeld over slim samenwerken in Teams) en de eerste stappen gezet richting data-gedreven sturing. Zo wordt nu op basis van daadwerkelijk gebruik gekeken welke functionaliteiten extra aandacht nodig hebben.

Adoptie, AI en ambities voor de toekomst

Naast technische inrichting lag de focus op gedragsverandering. Medewerkers moesten wennen aan nieuwe werkwijzen, en dat proces werd zorgvuldig begeleid. Inmiddels kijkt Unitus alweer vooruit – bijvoorbeeld naar de inzet van AI met Microsoft Copilot. De nieuwsgierigheid in de organisatie is groot. “We merken geen angst voor verandering,” zegt Peter Moors Coördinator ICT-facilitair bij Stichting Unitus. “Sterker nog, mensen willen ermee aan de slag. De interesse komt net zo goed van het bestuur als van de werkvloer.”

Een samenwerking met oog voor inhoud én cultuur

Voor Stichting Unitus draait een succesvolle IT-transformatie niet alleen om systemen, maar vooral om mensen, samenwerking en het begrijpen van de organisatiecultuur. In Pink Elephant vond Unitus een partner die daarin echt meebeweegt. “Bij een migratie als deze zijn er altijd onvoorziene zaken,” vertelt Moors. “Maar wat telt is hoe je daarmee omgaat. Er is een gezamenlijke wil om het goed te doen, en dat merk je.” Die houding kwam ook tot uiting in de begeleiding van het adoptietraject en de zorgvuldige communicatie rondom de overgang naar de uitbesteding van onze eindgebruikers ondersteuning naar Pink Elephant. De samenwerking voelde professioneel én persoonlijk – precies wat nodig was in zo’n complex en organisatie breed traject.

Samen verder bouwen aan betrouwbare IT voor de zorg

Dankzij de stappen die gezet zijn, beschikt Stichting Unitus nu over een stabiele, schaalbare en veilige moderne digitale werkomgeving. De basis is gelegd – niet alleen technisch, maar ook cultureel. En die basis biedt ruimte om verder te bouwen: aan meer gebruiksgemak, bredere adoptie en toekomstgerichte innovaties zoals AI. Met Pink Elephant als partner kijkt Unitus met vertrouwen vooruit.

“Vroeger maakten we inschattingen op gevoel, nu sturen we op feiten. En dat werkt veel beter.”